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06/09/2021

En finir avec les réunions qui démarrent en retard !

Il est possible de retrouver cette puissance perdue du fait des retards chroniques au démarrage des réunions. La clé consiste à poser des permissions explicites : pour l’animateur de démarrer à l’heure, et pour tous d’arriver après l’heure. En prime, les réunions s’améliorent…

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Le recours systématique au distanciel ces derniers mois me l’avait presque fait oublier. Débuter une réunion en temps et en heure relève souvent de l’exploit. Le plus souvent c’est le flou et cette satanée règle du « quart d’heure de courtoisie » qui s’imposent. Dommage car cela impacte lourdement la réussite de nos réunions, de nos emplois du temps, de nos productivités, sans même parler des effets que cela peut avoir sur le comportement de chacun.

Des retards aux effets dévastateurs

Il y a quelques semaines, je me suis rendu à Lyon pour animer un séminaire de deux jours. Le premier en présentiel depuis des mois. L’objectif est à la fois ambitieux et excitant : accompagner une entreprise à créer sa constitution. Une invitation a été envoyée à l’avance aux participants. Le séminaire doit débuter à 9h30. Un accueil est prévu à partir de 9h. Rien de plus simple et de plus clair. Pourtant, dès ce premier rendez-vous, je m’aperçois que, ici aussi, l’heure est une notion plus que floue. Alors que l’entreprise cherche à se doter d’une organisation fondée sur des règles explicites et partagées dans une constitution, de créer les conditions favorables à une responsabilisation et à l’autonomisation de ses équipes, ce qui suit renvoie à une toute autre réalité .

Le jour J du séminaire, alors même que j’ai donc bien précisé en amont que je souhaite débuter à l’heure, une personne manque à l’appel à l’heure dite. Ne souhaitant pas perdre de temps, j’interroge mes hôtes : que fait-on ? Quelles sont leurs habitudes en la matière ? Sans surprise, aucune réponse claire ne m’est faite. Il n’existe rien d’établi sur ce sujet ; aucune pratique n’a été définie. Pendant dix minutes, ce sont donc sept personnes qui perdent leur temps. Sept managers qui tournent en rond, certains s’agacent. Sept managers qui pendant ces dix minutes coûtent à leur entreprise. Imaginez ce que cela coûte chaque année à l’entreprise si cela se reproduit souvent voire systématiquement. Et au-delà de cette expérience d’impuissance ressentie par certains, le coût économique est tout sauf anodin.

Au bout de dix minutes, le retardataire apparaît et se confond en excuses. Des excuses accordées d’autant plus facilement par les présents qu’il s’agit de leur patron… Alors qu’il n’a pas jugé utile de prévenir de son retard, il nous dit que nous n’aurions pas dû l’attendre et commencer sans lui. Sans doute le pense-t-il sincèrement. Toujours est-il que cette situation révèle un manque complet de conscience et débouche sur un gâchis extraordinaire à l’échelle de l’entreprise.

Auteur

Bernard Marie CHIQUET

Il a été plusieurs fois entrepreneur et dirigeant de grandes entreprises : Executive Director chez Capgemini, Senior Partner chez Ernst & Young, Président-Fondateur de Eurexpert. Dans un deuxième volet de sa carrière, il a acquis une compétence d’executive coach (HEC), de médiateur (CAP’M) et coach en Holacracy® depuis 2011 et Master Coach depuis Janvier 2013, le plus haut niveau de certification.

Durant toutes ces années en tant que dirigeant, il a constaté que les organisations étaient sources de beaucoup de gâchis d’énergie et humain. “Comment avoir une structure organisationnelle simple, explicite, sans jeux politiques et de domination, qui s’adapte aussi vite que le changement lui-même et permet à l’être humain de libérer son potentiel ?” C’est pour répondre à cette question et trouver des alternatives au modèle hiérarchique pyramidal qu’il a fondé l’institut iGi en 2007 (aujourd’hui renommé Nova Consul), First Holacracy® Premier Provider depuis 2010.

Aujourd’hui formateur, consultant en organisation, coach, conférencier, professeur à l’IAE Lyon School of Management (Université Jean Moulin Lyon III) et intervenant à HEC Executive Education, centré sur l’évolution des modes de gouvernance et le leadership, Bernard Marie CHIQUET a crée le Management Constitutionnel®, aboutissement de ses recherches, pour apporter des solutions concrètes, sortir du statu quo et libérer les organisations.

 

 

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